パスポートに必要なのは戸籍抄本?戸籍謄本?簡単な取り寄せ方もご紹介!

パスポートに必要なのは戸籍抄本?戸籍謄本?簡単な取り寄せ方もご紹介!

パスポートを作りたい人必見!パスポート申請に必要な戸籍抄本について解説し、簡単な取り寄せ方法を6つを紹介しています。戸籍抄本と戸籍謄本の違いや住民票との違い、取り寄せに必要なものなど、戸籍抄本に関する疑問を解決していきましょう。

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パスポートに必要なのは戸籍抄本?戸籍謄本?

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パスポート申請をするときに必要書類について悩みますよね。戸籍抄本(読み:こせきしょうほん)・戸籍謄本(読み:こせきとうほん)は普段の生活ではあまり馴染みのないものです。特に初めて作る学生の方には難しいと感じるかもしれません。そこで、申請する際に提出する戸籍抄本謄本の基礎知識や記載事項、準備しておくもの、取り寄せる方法を詳しく解説していきます。

パスポート申請時はどちらでもOK⁈戸籍抄本・戸籍謄本の基礎知識

結論から言うと、パスポート申請をするときは戸籍抄本、戸籍謄本どちらを提出してもかまいません。なぜどちらでもいいのか、戸籍抄本と戸籍謄本の違いなど気になりますよね?まずは戸籍抄本・戸籍謄本の基礎知識について説明していきます。

戸籍とは?

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戸籍は個人の家族関係を公的に証明している文書です。日本国籍を持つ人において、個人が生まれてから、結婚、死亡までの一生分の身分を証明できる唯一の公的な証明書です。原則として、夫婦と未婚の子どもによって構成されています。日本人であれば出生届を出したときには父母の戸籍に入り、結婚したときに婚姻届を出すことで夫婦の新たな戸籍が作成されます。

戸籍の記載事項

戸籍抄本・謄本の記載事項は以下の通りです。

  • 本籍・氏名 
  • 戸籍事項 戸籍編製
  • 戸籍に記載されている者(個人それぞれの氏名、生年月日、両親の氏名など)
  • 身分事項 出生(出生日、出生地、届出日、届出人)
  • 身分事項 婚姻(婚姻日、配偶者氏名、従前戸籍)
戸籍と聞くと難しそうですが、記載事項は意外とシンプルでわかりやすいです。ちなみに、記載事項にある「本籍」は住所と違い、戸籍を置いている土地を指しています。現住所と一致している方もいらっしゃいますが、一致していなくてもかまいません。人によっては皇居や東京タワーなどの住所にしている方もいます。

戸籍抄本と戸籍謄本の違い

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戸籍抄本と戸籍謄本、2つの大きな違いは抄本は戸籍内の一部分、つまり個人の情報を記した書類であり、謄本は戸籍の情報すべてを記した書類であることです。現在は電子化しているため、戸籍抄本を「戸籍個人事項証明書」、戸籍謄本を「戸籍全部事項証明書」と呼んでいますが、中身に違いはありません。パスポート申請に必要な情報は申請する本人の個人情報なので、戸籍抄本の提出も可となっているのです。

戸籍抄本と住民票の違い

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住んでいる場所の証明である住民票に対し、戸籍抄本・謄本は家族との関係性が記録されてるものであり、実は全く違います。細かく見てみると、記載事項や使われている用語も違います。住民票は住所に関する情報を記録しており、市区町村が管理する住民基本台帳に掲載されている個人とその世帯の情報です。住民票の記載事項には氏名や住所、生年月日に加え、本籍や現住所に引っ越す前の住所などがあります。戸籍には夫婦と未婚の子どもしか載せられないのと違い、住民票には一緒に生活を営む祖父母や孫などの親族以外にも、同居中の友人や恋人も載せることができます。また、個人のマイナンバーは住民票の記載事項であることも違いの1つです。もしマイナンバーを確認したいときは住民票の写しを取ってください。

パスポート申請に必要な戸籍抄本・戸籍謄本を取得するための準備

まずは本籍をチェックしよう

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戸籍抄本・謄本は本籍のある市区町村でしか発行できません。もし、本籍がわからないときは以下の手段でチェックしてみましょう。

  • 知っていそうな家族(父母・祖父母・兄弟など)に聞いてみる
  • 本籍が記載された住民票の写しを取り寄せる
  • 運転免許証がある人は警察署や免許センターにある「IC免許証記載内容確認装置」で確認
まずは家族に聞くのが最も早くて簡単なやり方です。家族に聞けない場合に住民票の写しや運転免許証を使った手段をおすすめします。

戸籍抄本・戸籍謄本を取り寄せるために必要なもの

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  • 本人確認書類
  • 手数料450円
  • (必要に応じて)印鑑
現在、「顔写真付きの本人確認書類1点」または「顔写真なしの本人確認書類2点」を提示しなければなりません。
  • 顔写真付きの本人確認書類(例):運転免許証、マイナンバーカード
  • 顔写真なしの本人確認書類(例):健康保険証、年金手帳、母子手帳、公共料金の納付書・領収書
顔写真付きのものがあれば簡単ですが、顔写真なしの本人確認書類2点用意できない場合は自治体の窓口へ相談することをおすすめします。最近は署名のみでよい自治体が多いですが、念のためシャチハタ以外の印鑑を持参しましょう。

自治体のホームページもチェックしよう

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取り寄せる方法や手数料、必要なものはどの自治体でも基本的に同じです。しかし、自治体によってはルールが厳しかったり、追加書類の提出を求められることがあります。窓口に行ってから、できないと言われてしまわないように事前に自治体のホームページをチェックしておきましょう。少なくとも、取得する場合の注意事項や窓口が開いている時間、郵送の場合はやりとりにかかる日数の目安を確認しておきましょう。また、交付請求用紙や委任状のPDFファイルをホームページ上で簡単にダウンロードできることも多いです。事前に記入しておけば、窓口での時間や手間を減らすことができます。もし、不明な点があれば電話で直接確認するのもよいでしょう。

パスポート申請に必要な戸籍抄本や戸籍謄本を手に入れる6つの方法

①本人が本籍のある自治体の役所・役場の窓口に行く

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パスポート申請をする本人が本籍のある自治体の役所・役場、あるいは支所や行政サービスセンターなどの窓口に直接行くやり方です。請求者本人であれば自分の本人確認書類と手数料を持参するだけなので簡単です。さらに、分からないことは窓口の人に聞いて解決できるメリットもあります。ただし、窓口は8:30〜17:00で運営されていることが多く、仕事や学校などの都合でこの時間内に行けないこともあります。最近では土日祝日に開庁日を設定している自治体もあります。各自治体のホームページで窓口が開いている時間をチェックしておきましょう。

②代理人に市区町村の役所・役場の窓口に行ってもらう

仕事や学校の都合で窓口が開いている時間に行くことが難しいという方は、代理人に窓口へ行ってもらうやり方があります。家族以外の方でも可能ですが、一部の自治体では制限があることもあります。代理人が窓口に行くときは基本的な必要書類に加えて委任状を用意します。自治体のホームページでひな型をダウンロードする方法もありますが、自分で簡単に作成することもできます。自分で作成する際は以下の事項を記入してください。

  • 作成日付
  • 本人の住所、氏名(署名)、生年月日、認印の押印
  • 委任事項(例:私の戸籍抄本取得に関する手続きを下記の者に委任します。)
  • 代理人の住所、氏名、生年月日
代理人自身の本人確認書類の提示も求められますので、忘れずに持参してください。

③郵送で取り寄せする

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本籍が今住んでいる場所から遠く、直接行くことが難しい場合には郵送が簡単です。郵送で取り寄せるためには以下のものを準備します。

  • 記入した交付請求用紙
  • 発行手数料450円分の定額小為替
  • 本人確認書類のコピー
  • 切手を貼った返信用封筒
交付請求用紙は自治体のホームページからひな型をダウンロードしましょう。また、定額小為替はゆうちょ銀行の窓口がある郵便局で購入できます。郵送のやりとりはおよそ1~2週間程度が掛かってしまいますので、日数に余裕をもって取り寄せてください。

④コンビニのマルチコピー機で発行する

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コンビニに設置してあるマルチコピー機を使って発行可能です。12月29日~1月3日を除き、毎日6:30~23:00はサービスを利用できます。仕事などで忙しい方にとって、とても簡単で便利なサービスです。しかし、すべての自治体でこのサービスを導入しているわけではありません。まずは、コンビニのマルチコピー機で発行できるサービスを導入しているかチェックしてみましょう。次にご自身のマイナンバーカードがないとサービスを利用できません。そして、本籍のある自治体に住んでいない人は利用登録する必要があります。さらに、住民登録がないと取れないなど制約がある自治体もありますので注意が必要です。今からマイナンバーカードを作るという人には向いていません。

⑤パスポートセンターで取得する

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本籍と同じ自治体にある場合に限り、パスポートセンターで発行してくれるサービスがあります。同じ場所で手続きできるので、手間や時間が省けて便利です。ただし、すべての都道府県のパスポートセンターで行っているわけではないので、事前にホームページをチェックしたり、連絡したりして確認してみましょう。

⑥郵便局の窓口で取得する

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戸籍抄本などの各種証明書を発行する業務を郵便局に委託している一部の自治体では、郵便局の窓口で取得することができます。この「行政ワンストップサービス」というサービスは2019年3月時点で約250の自治体、約3,300の郵便局で利用可能です。注意点が2つあります。

  • 本籍を置いている自治体にある郵便局のみ
  • 請求できる人に制限がある自治体もある
現在ではコンビニのマルチコピー機での発行など、代替サービスが増えたため、郵便局への業務委託をやめている自治体も多いです。まずは、郵便局で行政サービスの取り扱いがあるのか、最寄りの郵便局で可能なのかを問い合わせしてみましょう。

パスポート申請に準備する戸籍抄本・戸籍謄本についてのQ&A

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なぜパスポート申請に戸籍抄本・謄本が必要なの?

法律(旅券法第3条)により、戸籍抄本・謄本を提出することが義務付けられています。なぜなら、パスポートは所持している人の国籍や身分を証明するための重要な書類です。そのため、作成する際に他人のなりすましがないか厳正にチェックされています。そこで重要になってくるのが申請する個人の身分を公的に証明できる戸籍の情報なのです。

戸籍抄本・謄本に有効期限は設定されているの?

パスポートを申請する場合、戸籍抄本・謄本の有効期限は申請日から6ヵ月以内です。他の手続きをするときには有効期限が変わりますので注意してください。申請日より6ヵ月を超えた戸籍抄本・謄本では受付してもらえません。もし6ヵ月を超えてしまったら、もう一度取り直しましょう。また、記載されている内容は最新の情報でなければなりません。内容が変わっている場合は手続きをしてから取得してください。

家族で一緒に申請するときの戸籍抄本・謄本はどう準備する?

戸籍に記載されている家族分をまとめて同時に申請する際は、戸籍謄本1通のみを提出すればよいです。仕事などの都合で別々に窓口に行く場合、申請するタイミング毎に準備しなければなりません。

入籍したばかりで戸籍ができていないときの戸籍抄本・謄本はどうなる?

結婚すると夫婦で新しい戸籍を作ることになりますが、作成が終わるまで最大で2週間ほど時間が掛かります。パスポートを申請には新しい戸籍の情報が必要になりますので、結婚後の戸籍抄本・謄本が手に入るまで待ちましょう。ただし、海外旅行の日時が近いなど、待てない事情があれば各都道府県に設置されている窓口へ相談してみるのがよいでしょう。

まとめ

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以上、パスポート申請時に提出する戸籍抄本・謄本について解説しました。戸籍抄本・謄本を取り寄せる前に不明な点は自治体のホームページで調べたり、相談窓口へ電話したりして、不明な点を解決しておくとよいですね。また、パスポートを申請には他にも揃えるべき写真や書類がありますし、交付までにも日数が掛かるものです。海外渡航が決まったら早めに行動し、準備をしておきましょう。

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2児のママライターです。よろしくお願いします。

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